Vsako podjetje bo potrebovalo tudi ustrezne poslovne prostore. Od panoge in vrste dela, ki ga podjetje opravlja ter od načina poslovanja bo odvisno, kako pomemben je izgled, velikost in lega poslovnih prostorov, in s tem, kako velik bo strošek najema za podjetje. To pomeni, da pomeni strošek najemnine za nekatera podjetja velik del proračuna, ki ga ima, medtem, ko za nekatera nič ne spremeni, če najamejo poceni poslovne prostore. Podjetja, kjer bo strošek najema še posebej velik bodo podjetja, ki v svoje poslovne prostore sprejemajo tudi stranke in si zato želijo posebej prostorne poslovne prostore na dobri lokaciji.
Ne glede na to pa strošek najemnine v proračunu nobenega podjetja ni zanemarljiv izdatek, zato je pred sklenitvijo najemne pogodbe treba poznati zakonodajo in prakso v izogib nepotrebnim težavam in stroškom. Pomembno je poznati svoje pravice – pravice najemnika, prav tako pa tudi obveznosti, v izogib kršitvam zakonodaje. Previdnost in razgledanost na te področju lahko namreč podjetju prihrani marsikateri strošek, ki ga le-to lahko raje vloži v razvoj.
Zakonodaja
Najemne pogodbe v Slovenskem pravnem redu urejata dva zakona: Stanovanjski zakon ureja najemne pogodbe in oddajo stanovanj zasebnikom, Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih pa ureja najem in najemne pogodbe v primeru oddaje poslovnih prostorov poslovnim subjektom. Pomembno je torej vedeti, da splošne določbe Stanovanjskega zakona ne veljajo za najem poslovnih prostorov in za iskanje pravil v zvezi s tem niso ustrezen pravni vir.
Ustreznost poslovnih prostorov
Pozornost in znanje sta potrebni že pri iskanju primernih poslovnih prostorov. V skladu s slovensko zakonodajo mora imeti poslovni objekt ali poslovna stavba, da je lahko oddana v poslovni namen, uporabno dovoljenje za le-to, izdano s strani upravne enote. Tako je pomembno, da podjetje to pred najemom preveri, takšno uporabno dovoljenje je namreč obvezno, za vsak prostor, ki je najet za opravljanje poslovne dejavnosti, ne glede na to kakšna dejavnost se tam opravlja.
Pri sklepanju same pogodbe je najprej pomembno, da podjetje pogodbo sklene v pisni obliki. Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih v svojem 12. členu določa, da najem stavbe nastane s pogodbo med najemnikom in najemodajalcem, pogodba med njima pa mora biti za nastanek veljavnega najemniškega razmerja pisna. Da bo podjetje lahko uživalo pravice, ki mu jih zakon iz najemniškega razmerja daje, potrebuje torej pisno pogodbo, drugače teh pravic ne bo užival, kar lahko negativno vpliva na njegovo poslovanje – na primer, če ga najemodajalec lahko vrže iz poslovnih prostorov brez odpovednega roka, in podjetje naenkrat nima več mesta poslovanja.
Sestavine pogodbe
Pomembno je, da se v najemni pogodbi natančno določi, kaj je predmet najema, in se popiše predmete, ki se v njem nahajajo. Poleg tega je pomembno, da se v pogodbi bolj natančno določi, v kakšnem stanju mora podjetje prostor predati nazaj.
Poleg tega se mora natančno določiti višino najemnine in pa, kaj vse mora podjetje poleg najemnine plačevati podjetje. Z najemom poslovnega prostora je povezanih mnogo stroškov, kot na primer vzdrževalni stroški, režije in zavarovanja.
Poleg tega do sporov lahko pride tudi v primeru potrebnih popravil – pametno je določiti kako so stroški porazdeljeni. Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih v svojem 17. členu določa, da podjetje stroške popravil, ki jih je dolžan zagotavljati najemodajalec, lahko pobotajo z najemnino, če so ga prej na potrebno popravilo opozorili.
Zakon torej ponuja določeno stopnjo urejenosti, vendar pa je vse urejeno zelo na splošno. Priporočljivo je, da se v pogodbi ta področja uredi bolj podrobno, da se izognemo dvoumnosti. S takšnimi temeljitimi določbami se lahko namreč izognemo dolgotrajnim sodnim postopkom.
Določen ali nedoločen čas?
Nedoločen čas
Pogodbe o najemu se lahko sklepa bodisi za določen, bodisi za nedoločen čas. Pojavi se vprašanje, kaj je za podjetje bolj optimalno, sklenitev pogodbe za določen ali nedoločen čas?
Treba je vedeti, da sklenitev pogodbe za nedoločen čas daje podjetju določene pravice, vendar pa je lahko povezano tudi z določenimi težavami oziroma stroški. Varstvo, ki ga Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih daje podjetju (pa tudi najemodajalcu) v zvezi s najemno pogodbo je najbolj v tem, da določa minimalni odpovedni rok, ki se ga tudi s pogodbo ne da zmanjšati – lahko pa se s pogodbo določi še daljši odpovedni rok.
Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih določa, da najemna pogodba za nedoločen čas preneha z odpovedjo ene izmed strank. Ko ena od strank odpove najemno pogodbo, pa razmerje ne preneha takoj, ampak šele s potekom odpovednega roka. Šele po poteku le-tega lahko podjetje neha plačevati najemnine. V Zakonu o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih je določen minimalni odpovedni rok eno leto. Seveda je možno, da je odpovedni rok krajši, če se v primeru odpovedi ene izmed strank, druga stranka s tem strinja, ne more pa se ga nižjega določiti že ob sklenitvi najemnega razmerja – v najemni pogodbi. Po eni strani ta določba ščiti podjetnika – če se najemodajalec enostransko odloči, da želi prenehanje najemnega razmerja to pomeni, da podjetja v tem primeru ne more »vreči« ven po enem mesecu, ko podjetje ne bi moglo najti nadomestnih najemnih prostorov in bi to pomenilo težave v normalnem poslovanju podjetja. Še posebej koristno je to, ko podjetje dela s strankami in ima eno leto časa, da postopoma premakne svoje mesto poslovanja, najde primeren drug poslovni prostor in o tem množično obvesti stranke.
Zelo je treba biti pozoren na to, da se najemno razmerje za nedoločen čas mora odpovedati sodno. To pomeni, da podjetje v primeru, da želi, da začne teči odpovedni rok ne more enostavno poslati elektronskega sporočila najemodajalcu, kjer napiše, da odpoveduje najemno pogodbo. Takšno sporočilo ne bo melo nobenega učinka, vsekakor pa rok ne bo začel teči. Da bi podjetje sprožilo začetek teka odpovednega roka, mora vložiti prošnjo za odpoved najemne pogodbe na sodišče. Sodišče bo izdalo odločitev, in šele ta akt sodišča bo sprožil potek odpovednega roka. Tega mnogo podjetij ne ve in tako se znajde v težavah.
Predstavljamo si lahko scenarij, ko podjetje pošlje najemodajalcu sporočilo, da želi odpovedati najemno razmerje. Podjetje si v tem enem letu, kolikor je odpovedni rok, že najde nove poslovne prostore, in z novimi najemodajalci podpiše novo najemno pogodbo, nato pa najemodajalec, en mesec pred potekom pove podjetju, da je bila odpoved dana v napačni obliki, ki nima učinka. V takšnem premeru bo podjetje še eno leto dodatno obvezano plačevati stroške stare najemnine, hkrati pa bo obvezano najemnino v skladu z novo najemno pogodbo plačevati tudi novemu najemodajalcu. To pomeni za podjetje ogromno finančno breme, ki lahko za podjetje pomeni velike težave.
Določen čas
Najemno razmerje, sklenjeno za določen čas, pa preneha, kot pravi 27. člen Zakona o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih, s potekom časa, za katerega je sklenjena. Pri namernem sklepanju pogodbe za določen čas, ko podjetje ne želi skleniti pogodbe za nedoločen čas, je treba paziti na določbo drugega odstavka istega člena. Drugi odstavek 26. člena Zakona o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih določa, da se najemna pogodba, sklenjena za določen čas obnovi in postane pogodba za nedoločen čas, v primeru, da najemnik po preteku časa, ki je določen v pogodbi, poslovni prostor oziroma stavbo nadalje uporablja. To se zgodi, če najemodajalec v enem mescu od poteka roka iz pogodbe na sodišču
ne vloži zahteve za izpraznitev najetih prostorov. V vsakem primeru je priporočljivo v najemni pogodbi za določen čas določiti, da je možna odpoved tudi pred potekom tega časa, ki je določen v pogodbi. V skladu s sodno prakso bo potem odpoved možna tudi pred potekom tega roka.
Stanje poslovnega prostora
Najemodajalec je dolžan izročiti poslovni prostor v takšnem stanju, da je primeren za namen določen v najemni pogodbi, ter mora tako stanje vzdrževati – če ne, ima podjetje možnost odstopa od pogodbe.
Dodatne varovalne pogodbene klavzule
Dejstvo je, da podjetje za svoje poslovanje potrebuje poslovne prostore. Če jih ne bo imelo, bo trpelo veliko poslovno škodo. V primeru sklenitve nove najemne pogodbe se notri določi, na kateri dan mora najemodajalec podjetju predati poslovne prostore. Na tisti dan bo podjetje računalo, da jih bo tudi imelo, in bo, na primer izpraznilo stare poslovne prostore. Vendar pa v zvezi s tem obstaja tveganje, da najemodajalec prostorov ne bo izročil pravočasno. V zvezi s tem je koristno, da podjetju nekdo povrne škodo, ki jo utrpi zaradi pozne izročitve. V 15. členu Zakona o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih je sicer določeno, da je najemodajalec podjetju povrniti škodo, oziroma podjetje lahko odstopi od pogodbe, če najemodajalec ne izroči poslovnega prostora v času, ko je bilo dogovorjeno. Vendar pa se določanje in ocenjevanje škode lahko na sodiščih vleče leta, podjetje pa sredstva za kritje škode potrebuje čim prej, in nima časa za ocenjevanje točne škode, ki je nastala. V skladu s tem je priporočljivo, da podjetje v najemni pogodbi vztraja, da se doda določba o pavšalni pogodbeni kazni za vsak dan zamude izročitve poslovnega prostora ali stavbe.
Nadalje Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih določa, da podjetje ne sme oddati poslovnih prostorov v podnajem, razen, če je s pogodbo drugače določeno. V povezavi z minimalnim enoletnim odpovednim rokom obstaja možnost, da podjetje ne bo želelo tako dolgo ostati v obstoječih poslovnih prostorih. Da bi imelo možnost nadomestiti stroške plačevanja najemnine za eno leto, je koristno, da se z najemodajalcem poskuša pogajati za določbo, ki bi mu podnajem dovoljevala.