Osebni, ločen, poslovni, zasebni ali javni? – Pojasnilo
Obstaja več možnosti, kakšen račun lahko podjetnik ali oseba, ki opravlja samostojno podjetniško dejavnost odpre. Prej je veljalo, da imajo tako podjetja, kot tudi posamezniki, ki opravljajo samostojno dejavnost – samostojni podjetniki obveznost odprtja ločenega transakcijskega računa. Vendar pa je nato sprememba Zakona o davčnem postopku obveznost ločenih računov odpravila. Samostojni podjetnik ima tako lahko odprt le en račun, in tam vodi svojo dejavnost, tako kot tudi osebne finance. Vendar pa mora banka vedeti za namen uporabe računa tudi za dejavnost. To se namreč vpiše v register. Računi, ki se uporabljajo le za zasebne namene se bodo označili z oznako A, tisti, ki pa se uporabljajo za poslovno dejavnost, se bodo označili z oznako T.
Tako v praksi v zakonodaji ni več delitve na poslovne in zasebne transakcijske račune, ampak gre za ponudbe bank, kakšne transakcijske računi in kakšne pakete ponujajo, in kako jih poimenujejo. Za namene zakonodaje je pomembno le, da mora stranka vedeti za namen vodenja računa, torej ali se vodi le v zasebne namene, ali pa se vodi samo/tudi v namen opravljanja dejavnosti. Glede na poizvedbo bo banka račune označila z zgoraj omenjenim bodisi T ali A.
Po Zakonu o plačilnih storitvah, morajo biti transakcijski računi podjetij, samostojnih podjetnikov in zasebnikov, ki so vpisani v poslovni register AJPES-a, da opravljajo dejavnost, nujno javni in dostopni preko platforme AJPES. Tukaj torej pride v poštev oznaka A ali T, ki jo banka sporoči registru transakcijskih računov. Če gre za račun z oznako T, torej za vodenje dejavnosti, bo objavljen pri ustreznem podjetniku v AJPES-u, in to ne glede na to, ali je banka račun, ki je odprt v svoji ponudbi označila za poslovni ali osebni paket.
Samostojni podjetnik torej zakonsko ni več obvezan, kot prej, da ima odprt ločen račun, ki je namenjen le poslovni dejavnosti. Poleg tega se lahko tudi takšni osebni računi, kjer se vodijo osebne finance in poslovanje s.p.-ja sedaj objavijo v registru AJPES: Vendar pa, ker morajo ti samostojni podjetniki banki, v skladu z zgoraj opisanim sporočiti, da uporabljajo račun v zvezi z samostojno dejavnostjo, nekatere banke, v tem primeru vseeno zahtevajo odprtje ločenega računa. Gre za poslovno odločitev banke.
Kdo mora odpreti ločeni račun po zakonu?
Slovenska zakonodaja glede obveznosti odprtja ločenega računa pravi, da odprtje ni obvezno le za samostojne podjetnike. Vsa mikro, mala in srednja podjetja morajo torej seveda odpreti poseben transakcijski račun podjetja. Gre namreč za samostojne poslovne subjekte, ki so od svojih ustanoviteljev popolnoma ločeni.
V primeru možnosti izbire: le en račun ali ločena računa?
Samostojni podjetniki, ki imajo po zakonu možnost izbire, in ni nujno, da oprejo ločen račun poslovne narave, morajo pretehtati pozitivne in negativne strani odprtja ločenega računa. Mnogo takšnih oseb se odloči za osebni račun iz naslednjega razloga: vodenje le enega osebnega računa stane manj. Banke odprtje drugega transakcijskega računa, ki bo ločen in namenjen dejavnosti samostojnega podjetnika ponujajo po navadi po cenah, ki jih imajo podjetja za odprtje svojih podjetniških računov. Razlike v ceni so tudi petkratne, v številkah, dosežejo lahko več kot 80 eur na mesec. Ker je bankam tako v interesu, da se odprejo ločeni, s strani bank tako imenovani poslovni računi, včasih ne želijo dovoliti odprtje le enega, osebnega računa, da bi se z njim opravljalo tudi dejavnost. Možnost je torej odvisna od ponudbe banke, vendar pa je treba vedeti, da takšne osebe k ločenemu poslovnem računu vsekakor niso obvezane.
Vendar pa je tudi za samostojne podjetnike, od katerih zakon ne zahteva odprtje ločenega računa včasih priporočljivo, da ga vseeno odprejo. Včasih je bil ob odsotnosti ločenega poslovnega računa problem ta, da račun samostojnega podjetnika, ki ni imel odprtega posebnega poslovnega računa, ni bil javno dostopen. Poslovne stranke pa po navadi želijo imeti podatke o računu podjetnika, s katerim poslujejo, da lahko preverijo ali je račun odprt, blokiran, oziroma, če obstajajo težave. To bodo želeli vsi, s katerimi bo podjetnik tako posloval, da bodo le-ti morebiti njegovi upniki, in bo lahko prišlo do situacije, ko jim bo podjetnik dolgoval denar. To se je zgodilo že v primeru, da podjetnik želi kupiti neke surovine za izdelke, ali pa celo samo papir za pisarno. Torej je bilo nekoč odprtje poslovnega računa priporočljivo zaradi transparentnosti – večina s podjetnikom, ki nima javnega računa sploh ni želela poslovati.
Vendar pa sedaj, ko že nekaj časa pa obstaja tudi objava osebnega računa, Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve lahko sedaj v registru podjetij objavi namreč tudi osebne račune, ta razlog odpade. Na prvi pogled se tako pojavi vprašanje: zakaj bi katerikoli samostojni podjetnik sploh želel odprtje ločenega računa, ko pa lahko vse dela tudi preko enega, osebnega računa?
Vendar pa nekateri strokovnjaki iz razlogov, povezanih z računovodstvom, vseeno priporočajo odprtje posebnega ločenega računa za samostojne podjetnike. V primeru, da samostojni podjetnik en račun uporablja za vodenje dejavnosti in za zasebne namene, se mora voditi poslovne knjige glede vseh transakcij na računu, tako poslovnih kot tudi zasebnih. To pa lahko pomeni visoke stroške računovodstva.
Tudi glede na vrsto dejavnosti je odvisno ali se priporoča enak račun ali posebni račun. Če nekdo na primer opravlja le popoldanski s.p., v zelo majhnem obsegu, in ne namerava širiti svojega poslovanja, in tudi nima veliko dela s poslovnimi financami v zvezi s svojim popoldanskim s.p.-jem, potem seveda ne bo smiselno ozirom ni potrebe, da odpira ločen račun. Če pa samostojni podjetnik posluje z večjim obsegom poslovanja, je to njegov edini vir preživetja, še posebej pa, če namerava uvesti nove storitve in izdelke, in tako širiti obseg poslovanja, potem je smiselno in priporočljivo, da odpre ločen račun. Nadalje lahko le en račun pomeni tudi probleme v primeru želje po širitvi dejavnosti. Po navadi banka samostojnemu podjetniku, ki nima ločenega računa le z enim osebnim računom ne bo odobrila dodatnega financiranja, če ni ločenega računa za samostojnega podjetnika.
Nazadnje, ob odprtju poslovnega računa, ponujajo nekatere banke tudi določene storitve, ki poslovno dejavnost olajšajo, na primer posebno online-bančništvo, prilagojeno poslovanju, lahko se doda pooblastilo računovodjem za dostop, in tako dalje.
Obveznost poročanja
Mnogo oseb, ki odpravljajo samostojno dejavnost, in v ta namen odprejo osebni račun, se bo spraševalo, ali je treba poseben račun oblastem prijaviti, zaradi davčnih razlogov. Odgovor je, da obveznosti ni, bodo pa davčni organi za ta račun vseeno vedeli. Banke namreč morajo davčni upravi pošiljati vse podatke o odpiranju transakcijskih računov.
Poleg tega morajo banke tudi poizvedeti o namenu uporabe transakcijskega računa, da lahko račun označijo s kratico A – le zasebni nameni ali T – račun se uporablja za namene opravljanja poslovne dejavnosti, v namene sporočanja davčnim organom in registru transakcijskih računov. Tako načeloma ni optimalno, da se samostojni podjetnik odloči, bodisi iz davčnih razlogov, bodisi ker njegova banka ne dovoljuje opravljanje poslovne dejavnosti na zasebnih računih, ampak zahteva ločen račun, da banki pač ne bo sporočil, da na svojem računu opravlja tudi poslovno dejavnost. To ne bo funkcioniralo, ker banke nadzorujejo promet na osebnih računih. Tako bodo poslovne transakcije na osebnih računih slej kot prej opazili.
Banke, ki takšno poslovanje ne dovoljujejo, bodo najverjetneje najprej opozorile stranko – ki je tudi samostojni podjetnik, da mora s takšnimi poslovnimi dejavnostmi na zasebnem računu prenehati, in mu ponudila odprtje ločenega računa. V kolikor podjetnik tega ne bo upošteval ima banka pravico z njim prekiniti pogodbo, in zapreti transakcijski račun, zaradi kršenja pravil banke.
Edina možnost je v takem primeru torej, da samostojni podjetnik osebni račun odpre na banki, ki poslovno dejavnost na takšnem računu dovoljuje.
Politika bank glede odprtja računov – osebni, ločen, ali poslovni?
Banke imajo različne politike glede odpiranja ločenih oziroma ne-ločenih računov, torej kdaj zahtevajo, da samostojni podjetnik odpre račun po poslovni ponudbi, ter tudi tega kako strogo jo uveljavljajo oziroma kako strogo nadzorujejo račune.
SKB od svojih strank pričakuje, da odprejo ločene račune, v primeru, da so samostojni podjetniki. Nadalje NKBM ne dovoljuje uporabo osebnega računa za opravljanje poslovne dejavnosti na primer, enako je pri banki Intesa Sanpaolo. Tudi Delavska hranilnica od samostojnih podjetnikov zahteva odprtje ločenega računa, in osebne račune strogo nadzira, da ne bi prišlo do opravljanja poslovne dejavnosti. Enako je v Abanki. Naštete banke torej ponujajo strankam dve možnosti: osebni račun, ki se lahko uporablja se za osebne namene, in pa poseben »poslovni« račun, kjer lahko stranke vodijo poslovno dejavnost.
Nasprotno nekatere banke dovoljujejo poslovanje preko zasebnega računa. Tako na primer NLB dovoljuje, da stranke opravljajo poslovno dejavnost na osebnem računu. NLB na svoji spletni strani strankam svetuje, glede na dejavnost, namen njihove dejavnosti in na obseg poslovanja, kakšno vrsto in število računov naj odprejo. Enako posluje Gorenjska banka. Vseeno pa tudi te banke za podjetnike z velikim obsegom poslovanja priporočajo ločena računa in torej odprtje računa glede na ponudbe za poslovne račune. Kot je omenjeno že prej pa morajo banko obvestiti, v kakšen namen imajo račun odprt.